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Una aproximación para entender las metodologías de gestión de proyectos aplicadas a la industria de la construcción

En los años 50s la gestión de proyectos inició su camino de formación comenzando como un conjunto de conceptos que se comportaban de manera independiente a otras áreas del negocio u organización. A través de las décadas la gestión de proyectos ha ido posicionándose como una disciplina indispensable para el desarrollo de cualquier producto o servicio. Hoy en día –desde la perspectiva de la construcción- es casi imposible pensar en hacer una vivienda, una carrilera, un túnel, una planta de tratamiento de agua, un puente o una autopista sin tener en cuenta los conceptos y prácticas que nos brinda la gestión de proyectos.

Hoy, el desarrollo en este campo ha evolucionado con tal fuerza que, 60 años más tarde, los gerentes de proyectos, programas o portafolios entran en conflicto al decidir cuáles son las mejores prácticas para ejecutar y cumplir óptimamente sus objetivos. Existe un sinnúmero de metodologías en el mundo que son aplicadas a la construcción. ¿Por qué?, simplemente porque existen muchísimas y diversas condiciones en las cuales los proyectos se sumergen y no todas estas condiciones son solucionadas con una sola metodología de gestión de proyectos.

Por ello, este artículo intenta recopilar y analizar brevemente las metodologías más relevantes y populares que actualmente se utilizan en Colombia y en el mundo, para que usted querido lector pueda estudiarlas con mayor profundidad y así tome decisiones más concretas y precisas a la hora de planear y ejecutar sus proyectos. Tenga en cuenta que en los siguientes artículos sobre Sistemas de Gestión estaré profundizando los argumentos acerca de cada uno de ellos.

Antes de Sumergirnos en ellas…

Es necesario tener en cuenta que los gerentes de proyectos son los responsables de conocer y utilizar las técnicas y herramientas necesarias para diagnosticar cuál es la mejor metodología que los encaminen a cumplir los objetivos propuestos y entregar los resultados esperados.

(Alexander, 2017)

 

Para ello, se recomiendan dos pasos previos (Wrike, 2015):

  • Lo primero es empezar con la mente puesta en el final. Los objetivos y metas del proyecto, así como los requerimientos, son los primeros componentes que deben ser considerados. De esta manera, los equipos de proyecto tienen la posibilidad de aterrizar las abstracciones e ideas generales dadas por las partes interesadas –stakeholders- en productos concretos y tangibles. Esto les permite visualizar y confirmar con claridad lo que desean obtener como resultado.
  • Lo segundo es evaluar lo que ya está funcionando. Las constructoras y empresas de ingeniería posiblemente tengan definidos procesos organizacionales que sumen a la definición de la metodología. Igualmente, si buscan lo suficiente, se pueden encontrar experiencias previas de éxito que pueden ser aplicadas al proyecto que se quiere realizar. En estas experiencias se puede descubrir el tipo de metodologías que fueron utilizadas para lograr ejecutar proyectos satisfactoriamente, lo cual puede ser replicado al proyecto.

 

Ahora sí, Metodologías…

 

Cascada (Waterfall)

La metodología en Cascada ha sido la más común y utilizada por años en la industria de la construcción (así como en proyectos de desarrollo de software). Esta se caracteriza principalmente por la concepción secuencial de las actividades que componen el plan de trabajo de un proyecto. Contempla fases estáticas (análisis de requerimientos, diseño, pruebas, implementación y mantenimiento) ejecutadas en un orden específico.

Una de las grandes ventajas de esta metodología es que la planeación se realiza de manera formal, lo cual permite ejecutar las fases del proyecto de manera ordenada y, en consecuencia, los riesgos de pérdida de información de requerimientos y diseño -en las fases iniciales- se reducen significativamente.

Por otro lado, la mayor desventaja es que, al tener fases estáticas, se reduce la capacidad de maniobra ante cambios significativos en el alcance de un proyecto, es inflexible (Alexander, 2017).

Agile

La metodología Agile es considerada como una de las más interactivas, permitiendo ajustes de manera rápida a lo largo de todo el proyecto. Una de sus mayores fortalezas es que permite realizar cambios sin esperar hasta la fase de pruebas para poder realizarlos. En ella los paquetes de trabajo (Work Packages) se distribuyen en pequeñas secciones de máximo dos semanas llamadas “Sprints”, que son probadas y autorizadas con la misma periodicidad. Así, el equipo del proyecto tiene mayor campo de maniobra para corregir o ajustar el trabajo realizado. Adicionalmente, permite generar retroalimentaciones inmediatas, ofrece procesos repetibles (o cíclicos) y reduce la complejidad, y por ende, el riesgo.

La industria de la construcción utiliza esta metodología tomando en cuenta la flexibilidad que ella brinda. Por ejemplo, un contratista podría necesitar cambiar los materiales que se definieron en la etapa de planeación del proyecto porque los que se establecieron inicialmente por el arquitecto no se encuentran disponibles en la zona. Con Agile el Gerente del Proyecto podría realizar el ajuste al paquete de trabajo sin impactar toda la operación y ejecución de la obra, únicamente el trabajo de las siguientes dos semanas.

Normalmente en la construcción los procesos para la gestión de un proyecto se utilizan de manera improvisada y por ello se producen mayores dificultades al realizar un seguimiento en cronogramas y análisis de ruta crítica. Por ello, Agile descompone la estructura del proyecto en partes más pequeñas que puedan ser gestionables y que no necesariamente requieren un orden específico de ejecución.

Sin embargo, su mayor desventaja es que el gerente de proyecto pueda perder el norte de lo que originalmente se espera lograr con el proyecto. Esto debido a la cantidad de cambios que pueden generarse durante la ejecución del mismo.

 

Método de Ruta Crítica (Critical Path Method, CPM)

El Método de Ruta Crítica es una técnica de análisis matemático que integra una secuencia de actividades o eventos interdependientes que, relacionados y acumulados, determinan el tiempo total de ejecución del proyecto (Crowe, 2014).

Esta metodología contiene una lista de actividades que se presentan a través de la Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Break-Down Structure, WBS), junto a las dependencias, hitos y entregables. En ella se resaltan las actividades que son críticas, calculando el tiempo más largo y el tiempo más corto para completar todas las tareas del proyecto.

Es una metodología muy poderosa, siempre y cuando se entienda que esta estructura debe actualizarse cada vez que se realiza un cambio en el alcance del proyecto, si no se puede convertir en una pesadilla.

Método de Cadena Crítica  (Critical Chain Project Management, CCPM)

El Método de Cadena Crítica difiere del CPM en que éste se enfoca en el uso de recursos dentro del proyecto en vez de sus actividades. Para abordar los posibles problemas con los recursos, los ‘colchones de tiempo intermedios’ están integrados para garantizar que el proyecto esté a tiempo y que la seguridad no se vea comprometida.

Lean en Gestión de la Construcción

Con el fin de incrementar el flujo de trabajo en campo, Lean propone optimizar la cadena de suministros para que no se realicen pausas innecesarias durante la ejecución del proyecto. Los directores de obra o gerentes de proyecto diseñan las instalaciones junto con el proceso de entrega, ambos al tiempo. Así, en vez de analizar microscópicamente las áreas para encontrar posibles desperdicios, se enfocan en el mejoramiento del proceso de todo el proyecto, y en vez de apoyarse en un calendario, los directores y/o gerentes se enfocan en los tiempos de acuerdo con la demanda del proyecto, lo cual produce flexibilidad y oportunidad de maniobra (Burger, 2016).

Metodología BIM

Aunque BIM (Building Information Modeling) es una metodología para la gestión de la información de ingeniería -exclusivamente creado para la construcción-, en los últimos años ha tomado gran fuerza para alimentar los sistemas de gestión que actualmente se utilizan en Colombia. El auge de esta renovada forma de hacer ingeniería ha comenzado a contagiar a la industria de la construcción prometiendo mejoras en diseño principalmente.

Híbrido

Seguramente en este punto usted ya ha considerado una o varias metodologías que podrían funcionar para ejecutar eficientemente sus proyectos, podría ser que su solución sea combinar varias de ellas (McMaster, 2002).   Mientras muchos equipos se encuentran polarizados en definir Cascada o Agile, los beneficios de ambas metodologías crean una solución híbrida para la gestión de proyectos, una en la que posiblemente las fases de planeación y levantamiento de requerimientos se alineen a través de la metodología en Cascada y donde las fases de diseño, desarrollo, implementación y evaluación sigan la metodología Agile.

 

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Entonces ¿Cuál es la mejor metodología para la gestión de sus proyectos?

 

A diferencia de las metodologías, los estándares de gestión de proyectos recopilan combinaciones de metodologías para poder ofrecer a las organizaciones la flexibilidad y orden que requieren. En las Américas, el estándar que más se utiliza actualmente es el establecido por el Project Management Institute (PMI), a través del Corpus de conocimiento PMBOK, sin embargo existen también muchos otros estándares que complementan y satisfacen necesidades que un solo estándar no cubre necesariamente, como por ejemplo el Association of Project Management (APM) de Europa que también mantiene actualizado su APMBOK cuyo propósito también difiere del PMI. Los estándares proveen perspectivas únicas que también pueden ser complementadas entre sí.

La mejor metodología es aquella que usted logre adaptar de acuerdo a las condiciones internas y externas del proyecto. Puede ser la combinación de varias metodologías la que finalmente logre producirle el mayor provecho para ejecutar exitosamente lo que quiere hacer o la combinación de varios estándares la que funcione. Hay tantas estrategias y combinaciones de metodologías como proyectos en el mundo, así que usted tiene la libertad de escoger lo que es mejor para usted.

Recuerde que las metodologías y los estándares son guías, no son un régimen. Lo importante es que si va a realizar combinaciones o híbridos, haya una coherencia en el trabajo y esfuerzo de los equipos.

En el próximo artículo comenzaremos a desarrollar con mayor detalle las bondades que cada una de estas metodologías trae para enriquecer la gestión de proyectos de forma sistémica. BIM, el tema de moda en Colombia, será el inicio de esta travesía.

Bibliografía

Alexander, M. (2017, Jul 20). CIO. Retrieved from https://www.cio.com/article/2950579/methodology-frameworks/how-to-pick-a-project-management-methodology.html

Burger, R. (2016). The Ultimate Review of Construction Project Management Methodologies. Construction Management.

Crowe, A. (2014). Time Management. In A. Crowe, The PMP Exam: How to pass it on your first try (pp. 170-203). United States: Project Management Institute (PMI).

McMaster, G. (2002). Choosing the right PM method. PM Network, 16(3), 48–50.

Wrike. (2015, Ago 20). Wrike. Retrieved from https://www.wrike.com/project-management-guide/methodologies/